Pour que, dans le cas de changements souhaités comme subis, nous puissions aider chaque acteur du système à avoir le POURQUOI et le COMMENT des évolutions, à être a minima écouté sur sa façon – positive ou négative – de les vivre et d’être contributeur du changement.
Principes généraux :
Notre expérience veut que dans tout changement il y ait toutes sortes d’enjeux qui viennent se cumuler, voire se court-circuiter, sans être toujours compris, maîtrisés ou même identifiés, parmi lesquels :
- Les enjeux opérationnels
- Les enjeux économiques
- Les enjeux sociaux
- Les enjeux managériaux, …
Que le changement à mettre en œuvre soit d’ordre stratégique, organisationnel, production, RH, informatique, digital et/ou autres, il s’agit dans tous les cas de répondre à 5 besoins pour parvenir à une appropriation des acteurs du système concernés par l’évolution ou les évolutions mise(s) en œuvre :
- Etre informés
- Etre motivés
- Etre écoutés
- Etre formés (si besoin)
- Etre accompagnés dans la durée
Ainsi tout dispositif d’accompagnement du changement doit-il nécessairement s’approcher de façon systémique et la moins « silotée » possible afin d’embarquer le maximum de monde :
- En identifiant les acteurs-clé de la conduite du changement dans le système concerné :
- Ceux qui pilotent le changement
- Ceux qui sont ou seront touchés par le changement
- Ceux qui peuvent relayer et/ou prescrire le changement
- En mettant en place une « gouvernance » du changement la plus représentative possible :
- Comité programme
- Comité de projet
- Groupes miroirs
- Réseau d’ambassadeurs, …
- En actionnant les 3 leviers principaux de tout changement :
- Le levier MANAGEMENT afin de faire des managers intermédiaires et des managers de proximité des relais tout aussi informés que mobilisés sur le sens de ce qui se joue ou de ce qui va se jouer (enjeux, modalités de déploiement, suivi et accompagnements prévus, …)
- Le levier COMMUNICATION en étant le plus explicite possible sur la finalité du changement et le plus à l’écoute possible sur la façon dont celui-ci est vécu (sans chercher à étouffer les émotions, mais au contraire en les sollicitant, les creusant, les « accueillant », …)
- Le levier FORMATION en mettant en œuvre des dispositifs pédagogiques personnalisés qui répondent aux réels besoins des personnes impactées et qui fassent la part belle aux interactions et aux échanges entre l’ensemble des acteurs concernés.
Modalités d'application :
Ces principes se traduisent souvent à travers des dispositifs en 4 lots :
- LOT 1 : Conception, structuration et mise en place du dispositif de conduite de changement :
- Identifier l’ensemble des acteurs et parties prenantes du projet (carte de partenaires).
- Connaître les rôles, contributions, enjeux, relations de chacun pour repérer les leviers comme les freins éventuels, les opportunités comme les risques du changement.
- S’assurer pour les acteurs pour lesquels cela est jugé pertinent :
- qu’ils sachent ce que le projet attend d’eux,
- que nous sachions ce dont ils ont besoin pour réussir.
- Mettre en place la bonne organisation qui permet :
- de créer les liens nécessaires à toutes les phases du changement,
- de maintenir le bon niveau d’échange sur la durée.
- LOT 2 : Accompagnement du chef de projet désigné pour conduire le changement :
- L’aider à bien se positionner et coordonner le rôle et les énergies de chacun à toutes les étapes du changement.
- L’aider à préparer les différents rendez-vous- clé pour la réussite du projet :
- sur le choix des sujets à partager,
- sur les formats et supports d’animations.
- Co-animer certaines dates-clé avec lui (si besoin)
- L’aider à résoudre, sous un mode « coaching », toutes les difficultés ou besoins nouveaux qui pourront survenir d’ici la fin du changement.
- Assister à autant de réunions de coordination ou de travail que nécessaire avec certaines parties prenantes dans la réussite du changement.
- LOT 3 : Aide à la conception des supports de communication destinés à faciliter le portage des messages par le management et/ou les différents relais :
- Aider à concevoir un mode d’échange sur le sujet qui soit simple et « aidant ».
- Aider à concevoir le « prêt à partager » indispensable à la bonne appropriation du changement par toute la ligne managériale.
- Aider (éventuellement) à faire le « lien » avec la direction de la communication pour favoriser la « visibilité » du dispositif mis en œuvre.
- LOT 4 : Aide à la conception du dispositif de formation et des modalités pédagogiques d’appropriation (s’il y a lieu)